Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Widget HTML #1

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair Apa Aja? Begini Penjelasannya

 

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair Apa Aja? Begini Penjelasannya

omiska.com - General Affair merupakan salah satu posisi penting didalam sebuah perusahaan. General Affair berada dibawah pimpinan divisi umum atau kepala operasional. Bagi perusahaan yang tidak terlalu besar, General Affair ini biasanya digabung dengan HRD menjadi satu bagian, terkadang juga dibagian Purchasing atau pembelian. 

General Affair memiliki tugas khusus dalam menangangi segala urusan perusahaan seperti urusan operasional kantor baik secara rutin maupun yang tak terduga. 

Lalu, apa Tugas dan Tanggung Jawab General Affair di perusahaan? berikut adalah penjelasannya.


Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

Berikut adalah 5 tugas dan tanggung jawab General Affair dalam perusahaan : 


1. Mengurus Pengadaan Barang

General Affair memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mengurus pengadaan barang. Barang / Aset di perusahaan terkadang memiliki batas pemakaian, contohnya seperti barang dikantor yang digunakan sehari-hari seperti komputer dan printer. 

General Affair memiliki tugas dan tanggung jawab membeli atau menggantu barang-barang yang sudah tidak layak pakai dalam program Pengadaan Barang. Namun saat melakukan pengadaan barang, General Affair juga harus membandingkan harga dan pertimbangan lainnya sebelum mengganti ataupun membeli barang. 

Tujuan mebandingkan harga adalah supaya pengadaan barang di perusahaan masih dapat menekan biaya pengeluaran aset. Dengan begitu semakin rendah biaya untuk program pengadaan barang, maka General Affair sudah memberikan kinerja divisi yang baik. 


2. Mengurus Pembayaran / Pembelian Rutin

General Affair juga memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mengurus pembayaran / pembelian barang secara rutin. Misalnya seperti  membeli air minum, kertas, tinta, printer, dan alat-alat tulis kantor lainnya. 

Untuk pembayaran secara rutin contohnya seperti mengurus pembauaran Wi-Fi, listrik, air, telepon, dan pembayaran-pembayaran rutin lainnya. Namun pada umumnya, pembayaran berkala perusahaan yang besar biasanya dilakukan secara otomatis melalui sistem. 


3. Memastikan Pembayaran Pekerja Lepas Sudah Sesuai Aturan

Sebagian perusahaan memiliki pekerja harian lepas. General Affair memiliki wewenang dalam menentukan bayaran atau upah untuk pekerja lepas harian diluar gaji karyawan. Pekerja lepas nantinya masuk dalam keperluan bulanan perusahaan, untuk kebutuhan sumber daya manusia didalam pembukuan. 


4. Memelihara Aset Perusahaan

Selain melakukan pengadaan barang, General Affair juga bertanggung jawab dalam menjaga atau memelihara aset perusahaan. General Affair harus memantau karyawan supaya menggunakan barang dengan cara yang benar dan digunakan dengan hati-hati. Ini juga bertujuan untuk menekan angaran dalam pengadaan barang. 


5. Mengurus Renovasi dan Pembukaan Kantor (Cabang)

Untuk mengembangkan bisnisnya, biasanya perusahaan memutuskan untuk membuka cabang di daerah-daerah yang strategis. General Affair juga akan terlibat dalam mengurus proses pembukaan kantor cabang. 

Disini General Affair akan berperan dalam memanajemen anggaran dan juga kebutuhan logistik. General Affair memiliki peran penting dalam mengurus pembukaan kantor cabang, hingga tahap renovasi. 

Persyaratan Untuk Menjadi General Affair

Biasanya posisi General Affair di perusahaan diisi dengan para Sarjana (S1) dari jurusan Administrasi Perkantoran, ini disebabkan karena General Affair akan selalu berhadapan dengan pekerjaan di bidang administrasi dan juga harus mampu dalam memahami dan mebuat laporan harian dan minggiuan. 

Selain itu, General Affair juga harus memiliki pemahaman tentang K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja). Selain itu juga harus memahami 5R / 5S, yaitu akronim : ringkas (seiri), rapi (seiton), resik (seiso), rawat (seiketsu) dan rajin (shitsuke).


Skill Yang Harus Dimiliki General Affair

Melihat bagaimana peranan General Affair di sebuah perusahaan yang memiliki tugas dan tanggung jawab yang besar, ada baiknya Anda mengetahui dulu skill apa yang harus dimiliki oleh General Affair sebagai berikut : 

1. Pemecahan Masalah (Problem Solving)

Seorang General Affair memiliki peranan yang penting di perusahaan dan harus menangani berbagai masalah di perusahaan. Dengan begitu, General Affair harus memiliki kemampuan dalam pemecahan masalah.

Kemampuan ini nantinya sangat membantu mempercepat tim dalam menhadapi dan memecahkan masalah. Selain itu General Affair juga harus membuat keputusan yang tepat dan cepat, dalam menangani segala permasalahan yang ada. 


2. Kemampuan Administrasi dan Manajemen

General Affair juga harus memiliki kemampuan administrasi dan manajemen yang baik. Kemampuan ini mengacu pada teknik dalam mengorganisasi, dan juga kemampuan dalam menangani permasalahan administrasi. 


3. Memiliki Kemampuan Komunikasi Yang Baik

Mengingat General Affair akan serlalu berhadapan dan berinteraksi dengan banyak pihak baik internal maupun eksternal, General Affair harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Guna untuk dapat memberikan informasi yang jelas dan mudah dipahami oleh pendengar dan dapat menghindari kesalahpahaman informasi. Selain itu dengan melakukan interaksi yang baik, ini juga dapat membangun kepercayaan. 

Penutup

Akhir kata, itulah penjelasan mengenai pengertian, tugas tanggung jawab, skill yang harus dimiliki, dan persyaratan untuk menjadi General Affair. Secara umum General Affair memiliki tugas dan tanggung jawab untuk mengurus berbagai kegiatan di perusahaan. Setelah membaca artikel ini, maka Anda dapat lebih mengetahui bagaimana peranan General Affair di perusahaan. 
close